Dịch vụ kế toán công ty lữ hành tại Huế giúp theo dõi chi phí từng tour chính xác hơn

Dịch vụ kế toán công ty lữ hành tại Huế giúp doanh nghiệp kiểm soát nhiều khoản thu chi phát sinh theo từng tour và từng đối tác. Việc phân loại đúng ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng số liệu bị trộn lẫn.

Kế toán công ty lữ hành tại Huế cần quản lý theo mã tour

Đối với doanh nghiệp lữ hành, nếu chỉ theo dõi doanh thu và chi phí theo tháng thì rất khó xác định tour nào đang có lãi, tour nào vượt ngân sách hoặc khoản công nợ nào chưa được thu hồi. Vì vậy, ngay từ khi tiếp nhận yêu cầu đặt tour, công ty lữ hành tại Huế nên thiết lập hệ thống mã để toàn bộ hợp đồng, phiếu thu, tạm ứng, hóa đơn và chi phí phát sinh đều được liên kết về đúng tour.

Một bộ mã quản trị thống nhất còn giúp kế toán phối hợp thuận lợi với bộ phận kinh doanh, điều hành tour và hướng dẫn viên. Khi cần kiểm tra một đoàn khách, doanh nghiệp có thể truy xuất nhanh từ doanh thu, khoản khách đã đặt cọc đến tiền phòng, tiền xe, vé tham quan và công nợ nhà cung cấp.

Mã đoàn

Mỗi đoàn khách nên được cấp một mã riêng ngay khi xác nhận triển khai tour. Mã đoàn có thể được xây dựng theo ngày khởi hành, tuyến điểm và số thứ tự để thuận tiện tra cứu.

Ví dụ, một đoàn khởi hành từ Huế đi Đà Nẵng – Hội An có thể được quản lý bằng một mã thống nhất trên hợp đồng, bảng dự toán, phiếu tạm ứng và bảng quyết toán tour.

Theo dõi theo mã đoàn giúp kế toán:

Tập hợp doanh thu đúng đoàn khách.

Theo dõi số tiền đã đặt cọc và còn phải thu.

Tập hợp các khoản chi phát sinh trong suốt hành trình.

Kiểm tra tạm ứng của hướng dẫn viên.

Xác định lãi gộp sau khi tour kết thúc.

Đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp.

Đối với doanh nghiệp tổ chức nhiều đoàn cùng một tuyến trong tháng, mã đoàn càng quan trọng vì chi phí của các tour có thể rất giống nhau nhưng không được hạch toán lẫn.

Mã hành trình

Mã hành trình dùng để phân nhóm các tuyến tour mà doanh nghiệp thường xuyên khai thác. Một mã hành trình có thể đại diện cho tuyến Huế – Đà Nẵng – Hội An, Huế – Quảng Bình hoặc city tour Huế.

Khác với mã đoàn được tạo cho từng lần tổ chức, mã hành trình có thể được sử dụng lâu dài để phân tích hiệu quả của từng sản phẩm du lịch.

Thông qua mã hành trình, doanh nghiệp có thể so sánh:

Doanh thu bình quân của từng tuyến.

Chi phí xe bình quân.

Chi phí lưu trú trên mỗi khách.

Chi phí vé tham quan.

Tỷ lệ lợi nhuận của từng chương trình.

Mức biến động giá nhà cung cấp qua từng thời kỳ.

Dữ liệu này hỗ trợ bộ phận kinh doanh xây dựng giá bán tour sát thực tế thay vì chỉ dựa vào bảng giá cũ.

Mã khách hàng

Khách hàng của công ty lữ hành có thể là khách lẻ, doanh nghiệp, trường học, cơ quan, công ty du lịch hoặc đại lý gửi khách. Vì vậy, mỗi khách hàng thường xuyên nên có mã riêng.

Mã khách hàng giúp liên kết giữa:

Báo giá.

Hợp đồng.

Phiếu thu.

Hóa đơn.

Công nợ phải thu.

Chính sách chiết khấu.

Lịch sử các tour đã sử dụng.

Đối với khách doanh nghiệp thường xuyên đặt tour đoàn, kế toán có thể theo dõi hạn mức công nợ và thời hạn thanh toán theo từng hợp đồng. Đây là cơ sở để doanh nghiệp hạn chế tình trạng tour đã hoàn thành nhưng tiền vẫn chưa được thu đủ.

Mã nhà cung cấp

Một tour có thể liên quan đến nhiều nhà cung cấp như đơn vị vận chuyển, khách sạn, nhà hàng, điểm tham quan, đơn vị tổ chức sự kiện hoặc hướng dẫn viên cộng tác.

Kế toán nên tạo mã riêng cho từng nhà cung cấp và liên kết mã này với từng tour.

Thông tin cần theo dõi có thể gồm:

Loại dịch vụ cung cấp.

Đơn giá thỏa thuận.

Khoản đã đặt cọc.

Khoản còn phải thanh toán.

Hóa đơn đã nhận.

Chứng từ còn thiếu.

Tour hoặc đoàn phát sinh chi phí.

Thời hạn thanh toán.

Cách quản lý này giúp doanh nghiệp vừa kiểm soát giá vốn theo tour vừa có cơ sở thương lượng giá với nhà cung cấp khi lượng khách tăng.

Theo dõi doanh thu lữ hành từ thời điểm khách đặt tour

Doanh thu của công ty lữ hành thường hình thành qua nhiều giai đoạn chứ không phải lúc nào khách cũng thanh toán toàn bộ ngay từ đầu. Có trường hợp khách đặt cọc trước, thanh toán thêm trước ngày khởi hành và quyết toán phần còn lại sau khi tour kết thúc.

Vì vậy, kế toán phải theo dõi rõ dòng tiền thu được và trạng thái thực hiện của từng hợp đồng, tránh nhầm giữa tiền khách đã chuyển với doanh thu cần ghi nhận của tour.

Tiền cọc

Tiền cọc thường được khách thanh toán sau khi xác nhận chương trình hoặc ký hợp đồng. Khoản này giúp doanh nghiệp có nguồn tiền đặt dịch vụ với xe, khách sạn hoặc nhà hàng.

Kế toán nên theo dõi tiền cọc theo:

Mã tour.

Mã khách hàng.

Số hợp đồng.

Ngày nhận tiền.

Hình thức thanh toán.

Giá trị hợp đồng.

Số còn phải thu.

Không nên chỉ ghi nhận một khoản tiền vào ngân hàng mà không xác định thuộc đoàn nào. Khi số lượng tour lớn, việc không gắn mã từ đầu dễ dẫn đến khó đối chiếu công nợ.

Tiền thu theo tiến độ

Đối với tour đoàn hoặc tour có giá trị lớn, hợp đồng thường chia thành nhiều đợt thanh toán.

Ví dụ, khách có thể thanh toán một phần khi ký hợp đồng, thanh toán tiếp trước ngày khởi hành và thanh toán số còn lại sau khi hoàn thành chương trình.

Kế toán cần lập bảng theo dõi tiến độ gồm:

Tổng giá trị hợp đồng.

Tỷ lệ hoặc số tiền mỗi đợt.

Ngày đến hạn.

Số tiền thực tế đã thu.

Khoản còn thiếu.

Người phụ trách thu hồi.

Việc này giúp bộ phận điều hành biết tour nào đã đủ điều kiện tài chính để tiếp tục đặt dịch vụ và tour nào cần yêu cầu khách bổ sung thanh toán.

Phụ thu

Trong quá trình thực hiện tour có thể phát sinh các khoản ngoài giá ban đầu như nâng hạng phòng, bổ sung suất ăn, tăng số khách, thay đổi phương tiện hoặc phát sinh dịch vụ riêng.

Các khoản phụ thu cần được xác nhận rõ với khách trước khi quyết toán.

Kế toán nên yêu cầu bộ phận điều hành cung cấp:

Nội dung phát sinh.

Người đề nghị.

Xác nhận của khách.

Giá trị phụ thu.

Chi phí tương ứng.

Chứng từ liên quan.

Nếu không tách riêng phụ thu, doanh nghiệp có thể thấy doanh thu tour tăng nhưng không biết phần tăng đó đi kèm bao nhiêu chi phí.

Khoản hoàn hủy

Khách thay đổi số lượng người, hủy tour hoặc thay đổi lịch trình có thể làm phát sinh khoản hoàn tiền hoặc phí hủy.

Kế toán cần đối chiếu điều khoản hợp đồng để xác định:

Số tiền khách đã thanh toán.

Khoản được hoàn.

Khoản phí doanh nghiệp được giữ lại.

Chi phí đã thanh toán cho nhà cung cấp.

Khoản nhà cung cấp đồng ý hoàn.

Phần doanh nghiệp thực tế phải chịu.

Đặc biệt với tour đặt phòng và vé trước, việc hủy sát ngày có thể khiến doanh nghiệp vẫn phải trả một phần chi phí dù không còn doanh thu tương ứng. Đây là khoản cần theo dõi riêng khi phân tích hiệu quả tour.

Tập hợp giá vốn cho từng tour du lịch

Giá vốn là dữ liệu quan trọng để xác định một tour thực sự có hiệu quả hay không. Công ty lữ hành có doanh thu lớn nhưng nếu không kiểm soát tốt tiền xe, phòng, ăn uống và vé tham quan thì lợi nhuận có thể thấp hơn dự kiến đáng kể.

Doanh nghiệp nên lập dự toán giá vốn trước tour và bảng giá vốn thực tế sau tour để xác định chênh lệch.

Tiền xe

Chi phí vận chuyển có thể bao gồm xe du lịch, xe trung chuyển, xe điện, tàu thuyền hoặc các phương tiện khác tùy hành trình.

Kế toán cần gắn từng khoản tiền xe với:

Mã đoàn.

Ngày sử dụng.

Tuyến đường.

Loại phương tiện.

Nhà vận chuyển.

Giá thỏa thuận.

Phụ phí phát sinh.

Hóa đơn hoặc chứng từ liên quan.

Nếu một hợp đồng xe phục vụ nhiều đoàn, doanh nghiệp cần có nguyên tắc phân bổ rõ ràng để tránh đưa toàn bộ chi phí vào một tour.

Tiền phòng

Chi phí lưu trú thường chiếm tỷ trọng lớn đối với tour nhiều ngày.

Kế toán cần đối chiếu giữa danh sách khách và hóa đơn hoặc bảng xác nhận dịch vụ của khách sạn để kiểm tra:

Số phòng.

Loại phòng.

Số đêm.

Giá phòng.

Phụ thu.

Phòng dành cho hướng dẫn viên hoặc tài xế.

Khoản đặt cọc trước tour.

Khoản còn phải thanh toán.

Việc lưu dữ liệu giá phòng theo từng nhà cung cấp còn giúp doanh nghiệp xây dựng bảng giá tour cho mùa tiếp theo nhanh hơn.

Tiền ăn

Chi phí ăn uống nên được quản lý theo từng bữa hoặc từng nhà hàng, đặc biệt đối với các đoàn đông người.

Thông tin nên có:

Ngày sử dụng.

Bữa ăn.

Số suất.

Đơn giá.

Số lượng khách thực tế.

Phụ thu đồ uống hoặc dịch vụ khác.

Nhà hàng cung cấp.

Chứng từ thanh toán.

Nếu số khách thực tế thay đổi so với kế hoạch, bộ phận điều hành cần cập nhật để kế toán kiểm tra khoản thanh toán cho nhà hàng.

Vé tham quan

Một chương trình du lịch tại Huế và khu vực lân cận có thể phát sinh nhiều loại vé tham quan hoặc dịch vụ trải nghiệm.

Kế toán cần lập bảng chi tiết:

Điểm tham quan.

Số lượng vé.

Đơn giá.

Loại khách.

Khoản miễn giảm nếu có.

Người mua hoặc người tạm ứng.

Chứng từ liên quan.

Đối với vé do hướng dẫn viên trực tiếp mua trong quá trình dẫn đoàn, hồ sơ hoàn ứng cần ghi rõ tour và số khách tương ứng để tránh nhập chung vào chi phí khác.

Quản lý hợp đồng tour tại doanh nghiệp lữ hành Huế

Hợp đồng là đầu mối quan trọng để kế toán xác định giá trị dịch vụ, tiến độ thanh toán, nghĩa vụ của khách hàng và khoản doanh nghiệp phải thực hiện.

Doanh nghiệp nên số hóa hợp đồng và đặt tên file theo mã khách hàng, mã đoàn hoặc số hợp đồng để có thể truy xuất cùng hệ thống kế toán.

Hợp đồng với khách

Hợp đồng với khách cần được chuyển cho kế toán ngay sau khi ký thay vì chỉ lưu tại bộ phận kinh doanh.

Kế toán cần nắm các nội dung chính như:

Giá trị hợp đồng.

Số lượng khách.

Thời gian tour.

Tiến độ thanh toán.

Chính sách hủy.

Nội dung dịch vụ.

Khoản phụ thu.

Điều kiện quyết toán.

Khi nhận tiền, kế toán có thể đối chiếu trực tiếp với các mốc thanh toán đã thống nhất.

Hợp đồng đoàn

Tour đoàn thường có nhiều nội dung cần kiểm soát hơn khách lẻ do số người lớn và chương trình có thể được thiết kế riêng.

Hồ sơ một đoàn nên được tập hợp thành một bộ gồm:

Báo giá.

Hợp đồng.

Danh sách khách.

Chương trình tour.

Dự toán chi phí.

Phiếu tạm ứng.

Hóa đơn đầu vào.

Hồ sơ thanh toán.

Biên bản hoặc xác nhận hoàn thành khi cần.

Bảng quyết toán tour.

Khi toàn bộ tài liệu cùng mang mã đoàn, việc kiểm tra sau này sẽ nhanh hơn đáng kể.

Hợp đồng nhà cung cấp

Các nhà cung cấp quan trọng như đơn vị vận chuyển, khách sạn hoặc đối tác tổ chức dịch vụ nên có hồ sơ riêng.

Kế toán cần kiểm tra sự phù hợp giữa:

Giá trên hợp đồng.

Giá điều hành đặt dịch vụ.

Giá trên hóa đơn.

Số tiền đã chuyển.

Công nợ còn lại.

Nếu giá thực tế khác hợp đồng, cần xác định nguyên nhân và hồ sơ bổ sung trước khi khóa sổ tour.

Phụ lục thay đổi hành trình

Thay đổi hành trình có thể kéo theo thay đổi đồng thời doanh thu và chi phí.

Ví dụ, khách bổ sung một điểm tham quan hoặc kéo dài thêm một đêm có thể làm tăng tiền xe, phòng, ăn và vé.

Do đó, phụ lục hoặc xác nhận thay đổi cần được chuyển đến kế toán để cập nhật:

Giá trị hợp đồng mới.

Khoản khách phải trả thêm.

Chi phí dự kiến tăng.

Nhà cung cấp liên quan.

Tiến độ thanh toán điều chỉnh.

Nhờ đó, kế toán không phải chờ đến cuối tour mới phát hiện giá vốn vượt dự toán.

Kế toán tạm ứng cho hướng dẫn viên và điều hành

Hoạt động lữ hành thường phát sinh nhiều khoản chi trực tiếp trong hành trình. Hướng dẫn viên hoặc nhân viên điều hành có thể phải thanh toán tiền ăn, vé, nước uống, chi phí phát sinh hoặc các dịch vụ chưa thể chuyển khoản trước.

Do đó, tạm ứng là khoản cần được kiểm soát rất chặt theo từng người và từng tour.

Tạm ứng tiền mặt

Khi giao tiền mặt cho hướng dẫn viên, phiếu tạm ứng nên ghi rõ:

Người nhận.

Mã đoàn.

Nội dung chi.

Số tiền.

Ngày nhận.

Ngày dự kiến hoàn ứng.

Không nên sử dụng một khoản tạm ứng chung cho nhiều tour nếu không có bảng phân bổ chi tiết, vì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi quyết toán.

Chuyển khoản trước tour

Doanh nghiệp có thể chuyển tiền vào tài khoản của hướng dẫn viên hoặc nhân viên điều hành trước ngày khởi hành.

Kế toán nên ghi nội dung chuyển khoản có mã tour để thuận tiện đối chiếu.

Bảng theo dõi cần thể hiện:

Số tiền đã chuyển.

Người nhận.

Tour liên quan.

Khoản dự kiến sử dụng.

Số đã quyết toán.

Số còn treo tạm ứng.

Việc theo dõi số dư theo từng nhân viên giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng tour đã hoàn thành nhiều tuần nhưng khoản tạm ứng vẫn chưa được xử lý.

Hoàn ứng chứng từ

Ngay sau khi kết thúc tour, hướng dẫn viên nên bàn giao hồ sơ chi tiêu theo thời hạn nội bộ của doanh nghiệp.

Bộ hoàn ứng có thể gồm:

Bảng kê chi phí.

Hóa đơn.

Vé.

Phiếu thu.

Xác nhận thanh toán.

Các chứng từ liên quan.

Tiền mặt còn dư nếu có.

Kế toán đối chiếu bảng hoàn ứng với dự toán và số tiền đã giao trước khi xác nhận hoàn tất.

Xử lý tiền dư thiếu

Nếu tổng chi thực tế thấp hơn số tạm ứng, người nhận phải hoàn lại phần tiền dư.

Nếu chi thực tế cao hơn số tạm ứng, kế toán cần kiểm tra nguyên nhân trước khi thanh toán bổ sung.

Các khoản vượt dự toán nên được phân loại:

Phát sinh do khách yêu cầu.

Phát sinh do thay đổi hành trình.

Phát sinh khách quan.

Phát sinh chưa được phê duyệt.

Chi sai hoặc chưa đủ hồ sơ.

Việc phân loại giúp doanh nghiệp biết phần vượt chi phí nào có thể thu thêm từ khách và phần nào phải tính vào giá vốn của tour.

Theo dõi công nợ đại lý gửi khách

Nhiều doanh nghiệp lữ hành tại Huế nhận khách thông qua công ty du lịch, đại lý, nền tảng trực tuyến hoặc đối tác ở tỉnh khác. Doanh thu từ nhóm khách này có thể phát sinh thường xuyên nhưng thời gian thu tiền không giống khách trực tiếp.

Kế toán nên mở chi tiết công nợ theo từng đối tác và từng booking hoặc mã đoàn.

Đại lý trong nước

Đối với đại lý gửi khách trong nước, doanh nghiệp cần xác định rõ cơ chế hợp tác:

Giá net.

Giá bán.

Mức chiết khấu.

Hoa hồng.

Thời hạn đối soát.

Thời hạn thanh toán.

Mỗi kỳ nên lập bảng đối chiếu gồm số khách, tour đã thực hiện, số tiền phải thu và số tiền đã thanh toán.

Đại lý trực tuyến

Đơn hàng từ nền tảng hoặc kênh bán trực tuyến có thể phát sinh phí nền tảng, hoa hồng và thời gian chuyển tiền khác nhau.

Kế toán cần theo dõi riêng:

Giá khách thanh toán.

Khoản nền tảng giữ lại.

Hoa hồng.

Thuế hoặc phí liên quan nếu phát sinh.

Số tiền thực tế doanh nghiệp nhận.

Ngày đối soát.

Nếu chỉ căn cứ số tiền thực nhận vào ngân hàng, doanh nghiệp có thể không theo dõi đầy đủ giá trị giao dịch và chi phí bán hàng của từng kênh.

Đối tác liên kết

Một số doanh nghiệp lữ hành hợp tác theo hình thức gửi khách qua lại, cùng khai thác tuyến hoặc một bên cung cấp một phần dịch vụ.

Kế toán cần xác định rõ từng giao dịch doanh nghiệp đang là:

Bên bán tour.

Bên nhận khách.

Bên cung cấp dịch vụ.

Bên thu hộ.

Bên chi hộ.

Việc phân loại đúng ngay từ đầu giúp quá trình đối chiếu công nợ và doanh thu dễ kiểm soát hơn.

Công nợ hoa hồng

Hoa hồng đại lý cần được quản lý riêng với công nợ tiền tour.

Doanh nghiệp nên theo dõi:

Doanh số làm căn cứ tính hoa hồng.

Tỷ lệ hoa hồng.

Số tiền phải trả.

Số đã thanh toán.

Chứng từ liên quan.

Tour được tính hoa hồng.

Tách riêng hoa hồng giúp doanh nghiệp tính đúng chi phí khai thác khách của từng kênh bán và xác định kênh nào mang lại hiệu quả cao hơn.

Theo dõi công nợ nhà cung cấp theo hành trình

Một tour có thể kết thúc nhưng công nợ nhà cung cấp vẫn còn kéo dài do doanh nghiệp mới đặt cọc, chưa nhận đủ hóa đơn hoặc chưa đến hạn thanh toán.

Vì vậy, công nợ phải trả nên được quản lý đồng thời theo nhà cung cấp và mã tour thay vì chỉ theo tổng số tiền của từng đối tác.

Nhà vận chuyển

Với đơn vị vận chuyển, kế toán cần đối chiếu:

Tour sử dụng.

Tuyến đường.

Loại xe.

Số ngày.

Giá hợp đồng.

Phụ phí.

Khoản đặt cọc.

Số đã thanh toán.

Số còn phải trả.

Các khoản phụ phí như tăng thời gian sử dụng, thay đổi tuyến hoặc phát sinh điểm đón cần được xác nhận trước khi thanh toán.

Cơ sở lưu trú

Công nợ khách sạn cần theo dõi theo từng đoàn vì một khách sạn có thể cùng lúc phục vụ nhiều tour của doanh nghiệp.

Kế toán nên lập bảng gồm:

Mã đoàn.

Ngày nhận phòng.

Ngày trả phòng.

Số phòng.

Giá trị dịch vụ.

Tiền đặt cọc.

Số còn phải trả.

Tình trạng hóa đơn.

Cuối tháng, số liệu này cần được đối chiếu với bảng công nợ do cơ sở lưu trú cung cấp để phát hiện chênh lệch kịp thời.

Nhà hàng

Đối với nhà hàng, cần đặc biệt đối chiếu số suất ăn thực tế với số khách của đoàn.

Một bảng kiểm soát đơn giản có thể gồm:

Ngày ăn.

Mã đoàn.

Nhà hàng.

Số suất.

Đơn giá.

Tổng tiền.

Số đã thanh toán.

Số còn nợ.

Chứng từ đã nhận.

Nếu nhà hàng phục vụ nhiều đoàn trong tháng, doanh nghiệp không nên chỉ nhận một bảng tổng hợp cuối tháng mà không có dữ liệu chi tiết cho từng tour.

Đơn vị cung cấp vé

Các điểm tham quan, đơn vị biểu diễn, khu vui chơi hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ trải nghiệm cũng cần được quản lý như một nhóm nhà cung cấp riêng.

Kế toán nên đối chiếu số vé thực tế với:

Danh sách khách.

Chương trình tour.

Phiếu đặt dịch vụ.

Số tiền đã chuyển.

Chứng từ hoặc hóa đơn nhận được.

Khi toàn bộ công nợ nhà cung cấp được gắn với mã hành trình và mã đoàn, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định giá vốn hoàn chỉnh của một tour. Đây cũng là nền tảng để xây dựng báo cáo quản trị về doanh thu, chi phí, lợi nhuận và dòng tiền cho hoạt động lữ hành tại Huế.

Kế toán hoa hồng sales tour tại Huế

Hoa hồng sales là một trong những khoản chi thường xuyên của doanh nghiệp lữ hành, đặc biệt với công ty có đội ngũ kinh doanh, cộng tác viên hoặc nhân sự chuyên khai thác khách đoàn. Nếu không xây dựng quy chế rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ phát sinh chênh lệch giữa doanh thu thực tế, mức hoa hồng phải trả và số liệu hạch toán.

Kế toán công ty lữ hành tại Huế nên theo dõi hoa hồng theo từng nhân viên, từng mã tour và từng kỳ thanh toán. Căn cứ tính hoa hồng phải thống nhất với chính sách kinh doanh của doanh nghiệp và có hồ sơ chứng minh rõ ràng.

Hoa hồng theo doanh thu

Đây là cách tính phổ biến vì dễ xác định và dễ kiểm tra. Doanh nghiệp có thể quy định nhân viên sales được hưởng một tỷ lệ nhất định trên doanh thu tour do mình khai thác.

Ví dụ, nhân viên phụ trách một đoàn khách có doanh thu 80 triệu đồng và mức hoa hồng được quy định là 3% thì bộ phận kế toán cần căn cứ vào quy chế hoa hồng, bảng xác nhận doanh số và tình trạng thanh toán của khách để xác định khoản được hưởng.

Khi tính hoa hồng theo doanh thu, nên làm rõ:

Doanh thu nào được đưa vào căn cứ tính.

Doanh thu đã bao gồm khoản phụ thu hay chưa.

Có tính trên doanh thu trước hay sau chiết khấu.

Khách chưa thanh toán đủ có được tính hoa hồng hay không.

Tour bị hủy có phải điều chỉnh lại hoa hồng hay không.

Thời điểm thanh toán hoa hồng.

Cách quản lý tốt nhất là gắn doanh số của từng nhân viên với mã tour để sau này có thể đối chiếu trực tiếp với doanh thu thực tế.

Hoa hồng theo lợi nhuận

Một số công ty không tính hoa hồng trên doanh thu mà căn cứ vào lợi nhuận của từng tour. Cách này giúp hạn chế tình trạng sales giảm giá quá sâu để đạt doanh số nhưng khiến doanh nghiệp gần như không còn lợi nhuận.

Kế toán cần xác định rõ công thức lợi nhuận dùng để tính hoa hồng, chẳng hạn:

Doanh thu tour – chi phí trực tiếp – chiết khấu đại lý = lợi nhuận làm căn cứ tính hoa hồng.

Các khoản chi phí trực tiếp thường bao gồm:

Tiền xe.

Tiền phòng.

Tiền ăn.

Vé tham quan.

Hướng dẫn viên.

Dịch vụ phát sinh trực tiếp cho đoàn.

Doanh nghiệp cần thống nhất có đưa chi phí quản lý chung hoặc chi phí marketing vào công thức hay không để tránh tranh chấp với nhân viên kinh doanh.

Thưởng vượt chỉ tiêu

Ngoài hoa hồng, doanh nghiệp lữ hành có thể áp dụng thưởng doanh số khi nhân viên vượt KPI theo tháng, quý hoặc năm.

Chỉ tiêu có thể được xây dựng theo:

Tổng doanh thu.

Số đoàn khách.

Số khách thực tế.

Lợi nhuận gộp.

Tỷ lệ khách quay lại.

Tỷ lệ thu hồi công nợ.

Kế toán cần có bảng tổng hợp doanh số và kết quả thực hiện chỉ tiêu của từng nhân viên. Nếu thưởng theo nhiều cấp độ, quy chế nên thể hiện cụ thể điều kiện tương ứng với từng mức thưởng.

Việc chuẩn hóa quy chế từ đầu giúp doanh nghiệp vừa tạo động lực cho sales vừa dễ kiểm soát chi phí nhân sự.

Thuế TNCN liên quan

Khoản hoa hồng và tiền thưởng cho nhân viên có thể liên quan đến nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân tùy theo đối tượng nhận tiền và hình thức hợp tác.

Kế toán cần phân biệt giữa:

Nhân viên có hợp đồng lao động.

Cộng tác viên bán tour.

Cá nhân môi giới.

Đại lý là tổ chức.

Cá nhân nhận hoa hồng không thường xuyên.

Với từng trường hợp, doanh nghiệp cần kiểm tra phương pháp khấu trừ thuế TNCN phù hợp, hồ sơ thanh toán và chứng từ liên quan trước khi chi trả.

Đặc biệt, không nên chỉ chuyển tiền hoa hồng mà không có bảng tính, quyết định hoặc căn cứ xác định khoản được hưởng.

Kiểm soát hóa đơn dịch vụ mua hộ

Hoạt động lữ hành thường phát sinh trường hợp doanh nghiệp đặt hoặc thanh toán dịch vụ thay cho khách. Đây là nhóm nghiệp vụ cần phân loại cẩn thận vì không phải khoản tiền nào doanh nghiệp thu từ khách cũng có bản chất giống nhau.

Kế toán cần xác định rõ doanh nghiệp đang trực tiếp bán dịch vụ, mua dịch vụ để cấu thành tour hay chỉ thực hiện việc đặt hộ, thu hộ hoặc chi hộ.

Vé máy bay

Vé máy bay có thể được doanh nghiệp đưa vào giá tour hoặc mua hộ riêng theo yêu cầu của khách.

Kế toán cần lưu:

Xác nhận đặt vé.

Thông tin hành khách.

Hành trình bay.

Giá vé.

Phí dịch vụ.

Chứng từ thanh toán.

Hóa đơn hoặc chứng từ liên quan.

Nếu công ty chỉ thu phí dịch vụ đặt vé, cần tách riêng phần giá vé và phần phí doanh nghiệp được hưởng để việc ghi nhận doanh thu không bị sai bản chất.

Vé tàu xe

Vé tàu, xe khách hoặc các phương tiện vận tải khác cũng thường phát sinh dưới hình thức mua kèm tour hoặc đặt hộ.

Doanh nghiệp nên phân loại rõ:

Vé nằm trong giá tour trọn gói.

Vé khách tự thanh toán.

Vé doanh nghiệp ứng trước.

Vé mua hộ theo yêu cầu.

Thông tin vé nên được liên kết với mã khách hoặc mã đoàn để tránh thất lạc chứng từ và thuận lợi khi quyết toán tour.

Phòng khách sạn

Doanh nghiệp lữ hành có thể đặt phòng như một phần của chương trình tour hoặc đặt phòng riêng cho khách.

Kế toán cần kiểm tra:

Tên cơ sở lưu trú.

Thời gian lưu trú.

Số lượng phòng.

Giá phòng.

Tiền khách đã chuyển.

Tiền doanh nghiệp đã đặt cọc.

Phí dịch vụ nếu có.

Nếu doanh nghiệp hưởng chênh lệch hoặc phí đặt phòng, cần theo dõi riêng để xác định chính xác doanh thu thực tế.

Vé tham quan

Vé tham quan có thể được mua theo đoàn hoặc từng khách. Một số trường hợp hướng dẫn viên trực tiếp thanh toán tại điểm tham quan rồi hoàn ứng sau tour.

Kế toán cần liên kết vé với:

Mã đoàn.

Số khách.

Điểm tham quan.

Đơn giá.

Tổng tiền.

Người thanh toán.

Hồ sơ hoàn ứng.

Việc này giúp kiểm soát được cả số tiền chi thực tế và tính hợp lý của chi phí trong giá vốn tour.

Xác định thời điểm ghi nhận doanh thu tour

Thời điểm nhận tiền và thời điểm ghi nhận doanh thu không phải lúc nào cũng trùng nhau. Đây là điểm doanh nghiệp lữ hành cần đặc biệt chú ý vì khách thường thanh toán trước khi tour diễn ra.

Kế toán phải căn cứ vào tình trạng thực hiện dịch vụ và hồ sơ của từng tour để xác định thời điểm ghi nhận phù hợp.

Khách thanh toán trước

Khi khách đặt cọc hoặc thanh toán toàn bộ trước ngày khởi hành, kế toán phải theo dõi rõ đây là khoản tiền liên quan đến tour nào.

Thông tin tối thiểu nên gồm:

Mã khách.

Mã đoàn.

Tổng giá trị tour.

Số tiền đã thu.

Ngày khởi hành.

Trạng thái tour.

Không nên chỉ căn cứ vào việc tiền đã vào tài khoản ngân hàng để tự động coi toàn bộ là doanh thu hoàn thành của kỳ.

Tour đang thực hiện

Với tour kéo dài qua nhiều ngày hoặc qua thời điểm cuối tháng, kế toán cần xác định trạng thái thực hiện dịch vụ để xử lý doanh thu và chi phí phù hợp.

Các dữ liệu cần kiểm tra gồm:

Ngày khởi hành.

Ngày kết thúc.

Phần dịch vụ đã cung cấp.

Hợp đồng với khách.

Chi phí đã phát sinh.

Chứng từ liên quan.

Đối với tour có giá trị lớn, việc theo dõi trạng thái thực hiện giúp tránh tình trạng doanh thu và giá vốn bị lệch giữa các kỳ.

Tour đã kết thúc

Sau khi tour hoàn thành, bộ phận điều hành nên chuyển hồ sơ sang kế toán để thực hiện quyết toán.

Kế toán cần kiểm tra:

Tổng doanh thu theo hợp đồng.

Khoản phụ thu.

Khoản giảm giá hoặc hoàn trả.

Số tiền khách đã thanh toán.

Số tiền còn phải thu.

Giá vốn thực tế.

Tình trạng hóa đơn.

Tour chỉ nên được xem là đã khóa sổ nội bộ khi doanh thu và chi phí đã được tập hợp tương đối đầy đủ.

Tour bị hủy

Tour bị hủy có thể phát sinh nhiều tình huống khác nhau như khách được hoàn toàn bộ tiền, bị giữ lại một phần phí hoặc doanh nghiệp vẫn phải chịu chi phí đã đặt trước với nhà cung cấp.

Kế toán cần lập bảng xử lý riêng cho từng tour hủy, gồm:

Tổng tiền khách đã thanh toán.

Khoản hoàn cho khách.

Khoản doanh nghiệp được giữ lại.

Tiền đã trả nhà cung cấp.

Tiền nhà cung cấp hoàn lại.

Khoản tổn thất còn lại.

Việc này giúp phản ánh đúng tác động tài chính của từng trường hợp hủy tour.

Phân tích lãi gộp theo đoàn khách tại Huế

Chỉ nhìn tổng doanh thu của công ty lữ hành không đủ để đánh giá hiệu quả kinh doanh. Một doanh nghiệp có thể có nhiều tour doanh thu cao nhưng biên lợi nhuận thấp vì chi phí xe, phòng hoặc chiết khấu đại lý quá lớn.

Vì vậy, kế toán nên lập báo cáo lãi gộp theo từng đoàn khách.

Giá bán tour

Giá bán phải được liên kết với hợp đồng hoặc xác nhận đặt tour.

Kế toán cần xác định:

Giá tour ban đầu.

Số khách.

Khoản phụ thu.

Khoản giảm giá.

Chiết khấu.

Doanh thu thực tế.

Nếu khách đoàn thay đổi số người sát ngày khởi hành, giá bán bình quân trên mỗi khách cũng có thể thay đổi và cần được cập nhật lại.

Chi phí trực tiếp

Chi phí trực tiếp là cơ sở chính để xác định lãi gộp tour.

Thông thường gồm:

Xe vận chuyển.

Phòng khách sạn.

Ăn uống.

Vé.

Hướng dẫn viên.

Bảo hiểm du lịch nếu có.

Chi phí tổ chức trực tiếp.

Các khoản phát sinh theo hành trình.

Kế toán nên so sánh chi phí dự toán và chi phí thực tế để xác định khoản nào đang vượt ngân sách.

Chiết khấu đại lý

Nếu tour được bán qua đại lý, khoản chiết khấu hoặc hoa hồng phải được đưa vào báo cáo hiệu quả của đoàn.

Ví dụ, cùng một tour có doanh thu 100 triệu đồng nhưng nếu phải trả đại lý 15 triệu đồng thì hiệu quả thực tế sẽ khác rất nhiều so với tour bán trực tiếp.

Tách riêng khoản này giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả từng kênh bán.

Lợi nhuận sau tour

Sau khi tập hợp đủ doanh thu và chi phí, kế toán có thể lập báo cáo quyết toán từng đoàn.

Báo cáo nên thể hiện:

Tổng doanh thu.

Tổng giá vốn.

Chiết khấu.

Hoa hồng sales.

Chi phí phát sinh.

Lãi gộp.

Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu.

Nếu thực hiện thường xuyên, doanh nghiệp sẽ dễ nhận ra tuyến nào có biên lợi nhuận tốt và tuyến nào cần điều chỉnh giá bán.

Quản lý dòng tiền công ty lữ hành

Lữ hành là ngành có đặc điểm phải chi tiền cho nhà cung cấp trước khi thu đủ tiền của khách trong nhiều trường hợp. Vì vậy, doanh nghiệp có thể có lợi nhuận trên sổ sách nhưng vẫn thiếu tiền mặt nếu quản lý dòng tiền không tốt.

Kế toán nên lập kế hoạch dòng tiền theo từng tour và từng tuần.

Dòng tiền khách hàng

Kế toán cần theo dõi các khoản khách dự kiến thanh toán theo từng thời điểm.

Bảng dòng tiền khách hàng nên có:

Mã đoàn.

Tổng giá trị hợp đồng.

Tiền cọc.

Tiền phải thu đợt tiếp theo.

Ngày đến hạn.

Số thực tế đã thu.

Qua đó, doanh nghiệp có thể dự báo lượng tiền về trước khi phải thanh toán dịch vụ.

Dòng tiền tạm ứng

Các khoản tạm ứng cho nhân viên hoặc hướng dẫn viên cũng làm giảm lượng tiền mặt ngắn hạn.

Kế toán cần kiểm soát:

Người nhận tạm ứng.

Tour liên quan.

Ngày nhận.

Số tiền.

Ngày dự kiến hoàn.

Số chưa hoàn ứng.

Nếu một nhân viên có nhiều khoản tạm ứng kéo dài, doanh nghiệp nên yêu cầu quyết toán trước khi cấp thêm cho tour mới.

Dòng tiền nhà cung cấp

Mỗi nhà cung cấp có thể có lịch thanh toán khác nhau.

Ví dụ:

Khách sạn yêu cầu đặt cọc trước.

Nhà xe nhận thanh toán sau tour.

Nhà hàng thanh toán ngay.

Đơn vị vé yêu cầu thanh toán trước.

Kế toán cần lập lịch chi theo ngày để xác định thời điểm công ty cần chuẩn bị tiền.

Dòng tiền hoàn trả

Tour bị hủy hoặc thay đổi số khách có thể làm phát sinh khoản hoàn tiền.

Kế toán nên theo dõi riêng:

Khách được hoàn bao nhiêu.

Ngày phải hoàn.

Nhà cung cấp hoàn lại bao nhiêu.

Chênh lệch công ty phải tự bù.

Điều này giúp tránh tình trạng doanh nghiệp hoàn tiền cho khách trước nhưng chưa thu hồi được tiền đã đặt với nhà cung cấp.

Kiểm soát hồ sơ tour để bảo vệ chi phí

Một khoản chi thực tế phát sinh chưa chắc đã đủ căn cứ để đưa vào hồ sơ kế toán nếu thiếu chứng từ hoặc không chứng minh được mối liên hệ với hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp lữ hành cần xây dựng bộ hồ sơ cho từng tour để các khoản chi được liên kết chặt chẽ với hợp đồng và chương trình thực tế.

Chương trình tour

Chương trình tour giúp chứng minh nội dung dịch vụ mà doanh nghiệp đã cung cấp cho khách.

Tài liệu này nên thể hiện:

Thời gian.

Điểm đến.

Lịch trình.

Dịch vụ bao gồm.

Dịch vụ không bao gồm.

Các điểm tham quan.

Kế toán có thể dùng chương trình tour để kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi xe, phòng, ăn uống và vé.

Danh sách khách

Danh sách khách giúp xác định quy mô thực tế của đoàn.

Thông tin này đặc biệt hữu ích khi kiểm tra:

Số phòng.

Số suất ăn.

Số vé.

Bảo hiểm.

Chi phí vận chuyển.

Nếu số lượng chi phí lớn hơn đáng kể so với số khách, kế toán cần yêu cầu bộ phận điều hành giải trình.

Hợp đồng dịch vụ

Hợp đồng với nhà cung cấp là căn cứ quan trọng để đối chiếu giá và điều kiện thanh toán.

Doanh nghiệp nên lưu theo từng nhóm:

Hợp đồng vận chuyển.

Hợp đồng lưu trú.

Hợp đồng nhà hàng.

Hợp đồng điểm tham quan.

Hợp đồng hướng dẫn viên hoặc dịch vụ khác.

Các phụ lục điều chỉnh giá cũng phải được lưu cùng hợp đồng chính.

Chứng từ hoàn ứng

Khoản chi do hướng dẫn viên hoặc điều hành thực hiện cần có bộ hoàn ứng rõ ràng.

Bộ hồ sơ nên gồm:

Phiếu tạm ứng.

Bảng kê chi tiêu.

Chứng từ mua hàng.

Hóa đơn nếu có.

Xác nhận phát sinh.

Phiếu hoàn tiền dư hoặc chứng từ chi bổ sung.

Việc hoàn ứng ngay sau tour giúp kế toán tập hợp giá vốn kịp thời và giảm số dư tạm ứng treo lâu ngày.

Rà soát kế toán lữ hành cuối kỳ tại Huế

Cuối tháng, quý hoặc năm, doanh nghiệp lữ hành cần rà soát theo trạng thái của từng tour thay vì chỉ kiểm tra số dư tài khoản tổng hợp.

Một bảng checklist theo mã tour sẽ giúp phát hiện nhiều sai sót trước khi lập báo cáo.

Tour đã hoàn thành chưa xuất hóa đơn

Kế toán cần lập danh sách các tour đã hoàn thành nhưng hồ sơ hóa đơn hoặc doanh thu chưa được xử lý đầy đủ.

Nên kiểm tra:

Ngày kết thúc tour.

Giá trị hợp đồng.

Tình trạng thanh toán.

Hồ sơ nghiệm thu hoặc xác nhận hoàn thành nếu có.

Tình trạng hóa đơn.

Đây là nhóm nghiệp vụ dễ dẫn đến lệch doanh thu giữa các kỳ nếu không rà soát thường xuyên.

Tour đã thu tiền chưa ghi nhận

Một số khoản tiền vào ngân hàng có thể chưa được gắn đúng mã tour hoặc vẫn đang nằm ở trạng thái nhận trước của khách hàng.

Cuối kỳ cần đối chiếu:

Sao kê ngân hàng.

Phiếu thu.

Danh sách booking.

Hợp đồng.

Bảng công nợ.

Mục tiêu là xác định rõ từng khoản tiền đang thuộc khách nào và tour nào.

Công nợ chưa đối chiếu

Công nợ của đại lý, khách đoàn và nhà cung cấp nên được rà soát định kỳ.

Kế toán cần tập trung vào:

Khoản quá hạn.

Khoản chênh lệch.

Khoản đã thanh toán nhưng chưa hạch toán.

Khoản hạch toán nhưng thiếu chứng từ.

Công nợ của tour đã kết thúc từ lâu.

Nếu số dư tồn kéo dài nhiều kỳ, cần xác định nguyên nhân thay vì tiếp tục chuyển sang kỳ sau.

Tạm ứng chưa hoàn

Tạm ứng treo là vấn đề khá phổ biến ở doanh nghiệp lữ hành.

Kế toán nên lập bảng tuổi tạm ứng theo:

Nhân viên.

Mã tour.

Ngày tạm ứng.

Số tiền.

Số đã hoàn.

Số còn lại.

Số ngày chưa quyết toán.

Tour đã kết thúc nhưng tạm ứng chưa hoàn cần được ưu tiên xử lý trước khi khóa sổ.

Dịch vụ kế toán công ty lữ hành tại Huế giúp quản lý tài chính theo từng tour

Doanh nghiệp lữ hành có nhiều nghiệp vụ đặc thù như nhận cọc, đặt dịch vụ, tạm ứng cho hướng dẫn viên, công nợ đại lý, hoa hồng sales và hàng loạt chi phí phát sinh theo hành trình.

Nếu hệ thống kế toán chỉ tổng hợp theo tháng mà không quản trị theo từng mã tour, doanh nghiệp rất khó biết chính xác đoàn nào đang có lãi, khoản nào chưa thu và chi phí nào còn thiếu hồ sơ.

Dịch vụ kế toán dành cho công ty lữ hành tại Huế cần hướng đến việc kết nối dữ liệu giữa kinh doanh, điều hành tour và kế toán để hình thành một hệ thống quản trị xuyên suốt.

Tập hợp giá vốn chính xác

Dịch vụ kế toán có thể hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập phương pháp tập hợp chi phí theo mã tour, mã đoàn và từng nhóm nhà cung cấp.

Các khoản như xe, phòng, ăn uống, vé, hướng dẫn viên và chi phí phát sinh được theo dõi riêng giúp doanh nghiệp xác định giá vốn sát thực tế.

Qua đó có thể:

So sánh dự toán với thực tế.

Phát hiện khoản vượt chi.

Xác định tour lãi thấp.

Điều chỉnh giá bán cho các chương trình sau.

Theo dõi doanh thu theo đoàn

Doanh thu được quản lý từ thời điểm khách đặt cọc đến khi tour hoàn thành.

Mỗi đoàn có thể được theo dõi theo:

Giá trị hợp đồng.

Số tiền đã thu.

Khoản phụ thu.

Khoản còn phải thu.

Hoa hồng đại lý.

Tình trạng hóa đơn.

Cách quản lý này giúp doanh nghiệp tránh thất thoát doanh thu và giảm tình trạng bỏ sót công nợ.

Kiểm soát công nợ và tạm ứng

Dịch vụ kế toán có thể xây dựng bảng công nợ riêng cho khách hàng, đại lý, nhà cung cấp và nhân viên tạm ứng.

Doanh nghiệp sẽ dễ dàng nhận biết:

Khách nào đang nợ.

Đại lý nào chưa đối soát.

Nhà cung cấp nào đến hạn thanh toán.

Hướng dẫn viên nào chưa hoàn ứng.

Dữ liệu công nợ được cập nhật thường xuyên cũng hỗ trợ rất nhiều cho việc lập kế hoạch dòng tiền.

Hoàn thiện hồ sơ kế toán thuế

Ngoài mục tiêu quản trị nội bộ, hồ sơ của từng tour cần được sắp xếp đầy đủ để phục vụ công tác kế toán và thuế.

Bộ hồ sơ có thể được chuẩn hóa theo từng đoàn gồm:

Hợp đồng khách hàng.

Chương trình tour.

Danh sách khách.

Báo giá.

Hợp đồng nhà cung cấp.

Hóa đơn đầu vào.

Chứng từ thanh toán.

Hồ sơ tạm ứng và hoàn ứng.

Hóa đơn đầu ra.

Bảng quyết toán tour.

Khi hồ sơ được tổ chức theo mã tour ngay từ đầu, công ty lữ hành tại Huế sẽ dễ kiểm soát doanh thu, chi phí, công nợ và lợi nhuận hơn, đồng thời giảm áp lực rà soát chứng từ vào cuối kỳ.

Dịch vụ kế toán công ty lữ hành tại Huế sẽ mang lại hiệu quả khi dữ liệu tour và chứng từ được cập nhật thường xuyên. Doanh nghiệp nhờ đó dễ đánh giá lợi nhuận và quản lý công nợ chính xác hơn.