Giấy tờ cần thiết để đăng ký mã vạch cho sản phẩm mới nhất 2026

Giấy tờ cần thiết để đăng ký mã vạch là vấn đề quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần chuẩn bị kỹ lưỡng nếu muốn sản phẩm của mình được lưu hành hợp pháp trên thị trường. Từ mã số doanh nghiệp, tờ khai đăng ký đến tài liệu pháp lý liên quan đều phải tuân thủ đầy đủ theo quy định. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ trọn bộ hồ sơ đăng ký mã vạch, thủ tục đăng ký mã số mã vạch sản phẩm, và các mẫu giấy tờ cần thiết được cập nhật mới nhất năm 2025.

Giấy tờ cần thiết để đăng ký mã vạch sản phẩm là gì?

Việc đăng ký mã vạch sản phẩm là bước cần thiết để doanh nghiệp quản lý hàng hóa, phân phối sản phẩm ra thị trường, đặc biệt là khi bán tại siêu thị, cửa hàng tiện lợi, sàn thương mại điện tử. Tuy nhiên, để hoàn tất thủ tục này, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

Một bộ hồ sơ đăng ký mã vạch đầy đủ sẽ giúp rút ngắn thời gian xét duyệt, tránh bị trả hồ sơ do thiếu thông tin hoặc sai mẫu. Từ năm 2025, quy trình nộp hồ sơ được khuyến khích thực hiện qua hình thức trực tuyến tại Cổng dịch vụ công của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Mã số mã vạch là gì? Ai cần đăng ký?

Mã số mã vạch (MSMV) là chuỗi ký tự số hoặc vạch dùng để định danh, quản lý sản phẩm. Hệ thống mã số mã vạch phổ biến gồm EAN-13, EAN-8, mã QR, giúp doanh nghiệp kiểm soát kho bãi, truy xuất nguồn gốc sản phẩm.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã sản xuất hoặc kinh doanh hàng hóa đóng gói đều cần đăng ký mã vạch nếu muốn bán hàng chuyên nghiệp, hợp tác với các đối tác phân phối, hoặc đưa sản phẩm lên sàn TMĐT.

Vì sao cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ đăng ký mã vạch?

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi đăng ký giúp:

Hồ sơ được xử lý nhanh hơn, đúng tiến độ.

Tránh phát sinh yêu cầu bổ sung, sửa đổi.

Đảm bảo tính pháp lý cho sản phẩm mang mã vạch.

Tạo điều kiện thuận lợi nếu ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện thay.

Danh sách giấy tờ cần thiết để đăng ký mã vạch năm 2025

Để đăng ký mã vạch thành công trong năm 2025, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo đúng quy định của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện qua đường bưu điện hoặc cổng đăng ký trực tuyến.

Dưới đây là danh sách các loại giấy tờ cần thiết:

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/công ty

Đây là tài liệu bắt buộc để xác minh tư cách pháp nhân. Tùy vào loại hình kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đối với công ty).

Giấy chứng nhận hộ kinh doanh (đối với hộ kinh doanh cá thể).

Các thông tin trên giấy đăng ký phải đồng nhất với các giấy tờ khác trong hồ sơ.

Tờ khai đăng ký sử dụng mã số mã vạch (theo mẫu 12/ĐK-MSV)

Doanh nghiệp cần kê khai đầy đủ thông tin theo mẫu quy định của Tổng cục, bao gồm:

Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ.

Người đại diện pháp luật.

Loại mã cần sử dụng (EAN-13, EAN-8).

Số lượng sản phẩm dự kiến gắn mã.

Tờ khai cần có chữ ký và đóng dấu đỏ của người đại diện hợp pháp.

Bảng kê sản phẩm gắn mã vạch

Bảng kê sản phẩm giúp cơ quan chức năng xác định chính xác số lượng mã cần cấp. Nội dung gồm:

Tên sản phẩm.

Quy cách đóng gói.

Đơn vị tính, nhóm ngành sản phẩm.

Mã sản phẩm nội bộ (nếu có).

Nội dung bảng kê phải khớp với thông tin đăng ký trong tờ khai.

Phiếu đăng ký tài khoản và email nhận mã vạch

Doanh nghiệp cần điền thông tin đăng ký tài khoản sử dụng hệ thống cấp mã vạch, bao gồm:

Tên tài khoản đăng nhập hệ thống.

Email nhận mã và thông báo từ Tổng cục.

Số điện thoại liên hệ khi cần xác minh hồ sơ.

Nên sử dụng email tên miền riêng để tạo sự chuyên nghiệp.

Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho bên dịch vụ)

Nếu không trực tiếp thực hiện thủ tục mà ủy quyền cho đơn vị dịch vụ, doanh nghiệp cần cung cấp:

Giấy ủy quyền có nội dung rõ ràng: tên hai bên, phạm vi công việc, thời hạn ủy quyền.

Chữ ký và con dấu của người đại diện pháp luật.

Có thể cần công chứng hoặc xác nhận của địa phương nếu bên dịch vụ yêu cầu.

Xem thêm: Tư vấn đăng ký mã số mã vạch miễn phí – Hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả

Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã vạch đúng quy định

Để đảm bảo quá trình đăng ký mã số mã vạch (MSMV) diễn ra suôn sẻ và đúng quy định của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (TĐC), doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ theo quy định hiện hành. Hồ sơ đăng ký mã vạch không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ cấp mã mà còn liên quan đến việc đảm bảo tính hợp pháp trong lưu thông sản phẩm trên thị trường.

Cách điền tờ khai đăng ký mã số mã vạch

Tờ khai đăng ký MSMV cần được điền đầy đủ theo mẫu quy định tại Thông tư 232/2017/TT-BKHCN. Các mục cần lưu ý gồm:

Thông tin doanh nghiệp: Tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính.

Loại mã vạch đăng ký: Mã doanh nghiệp (mã GTIN, mã SSCC…).

Người đại diện và thông tin liên hệ: Họ tên, chức vụ, điện thoại, email.

Cam kết: Doanh nghiệp cần cam kết sử dụng mã đúng mục đích, không chuyển nhượng hoặc dùng sai quy định.

Tờ khai nên được in và ký tên, đóng dấu đỏ (đối với doanh nghiệp).

Số lượng bản hồ sơ cần chuẩn bị

Tối thiểu 01 bộ hồ sơ đầy đủ để nộp. Nếu gửi qua đường bưu điện, nên chuẩn bị thêm 01 bản sao để lưu nội bộ và 01 phong bì ghi địa chỉ nhận lại kết quả. Khi nộp online, chỉ cần bản scan (định dạng PDF) của các giấy tờ.

Định dạng hồ sơ: giấy, file mềm, online

Giấy: Bản in tờ khai, giấy phép kinh doanh, biên lai nộp phí.

File mềm: Scan bản PDF tờ khai, giấy đăng ký kinh doanh, chứng từ nộp phí.

Online: Đăng tải các file lên hệ thống cấp mã vạch quốc gia tại http://www.gs1.org.vn

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh bị yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa và đảm bảo được cấp mã vạch đúng thời hạn.

Quy trình nộp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình nộp để đảm bảo thủ tục được thực hiện đúng, nhanh chóng và hiệu quả. Dưới đây là các hình thức nộp hồ sơ và lưu ý quan trọng:

Nộp online qua hệ thống mã số mã vạch quốc gia

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng thông tin dịch vụ công về mã số mã vạch: https://dichvucong.gov.vn hoặc http://www.gs1.org.vn

Các bước cơ bản gồm:

Tạo tài khoản đăng nhập.

Điền đầy đủ thông tin trên mẫu tờ khai online.

Tải lên bản scan các giấy tờ: Giấy phép kinh doanh, chứng từ nộp phí.

Gửi hồ sơ và chờ phản hồi qua email/số điện thoại đăng ký.

Hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận, số mã đăng ký và trạng thái xử lý.

Nộp trực tiếp hoặc gửi chuyển phát về Tổng cục

Nếu doanh nghiệp không tiện nộp online, có thể chọn cách:

Nộp trực tiếp: Tại Tổng cục TĐC hoặc Chi cục tại địa phương.

Gửi bưu điện: Hồ sơ kèm theo phong bì ghi sẵn địa chỉ người nhận để nhận lại kết quả.

Địa chỉ Tổng cục: Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Số 8 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.

Lưu ý khi theo dõi kết quả và cập nhật hồ sơ

Thời gian xử lý: Thường từ 3–5 ngày làm việc, có thể lâu hơn nếu thiếu hồ sơ.

Theo dõi: Qua tài khoản đăng ký online hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan cấp mã.

Cập nhật hồ sơ: Khi có thay đổi thông tin doanh nghiệp, sản phẩm, cần cập nhật kịp thời trên hệ thống hoặc nộp bản điều chỉnh.

Doanh nghiệp nên lưu lại mã hồ sơ, biên lai và liên hệ kịp thời nếu có trục trặc để không ảnh hưởng đến tiến độ đưa sản phẩm ra thị trường.

Một số lỗi thường gặp khi chuẩn bị giấy tờ đăng ký mã vạch

Khi tiến hành đăng ký mã vạch sản phẩm, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập hoặc hộ kinh doanh cá thể, thường gặp phải các lỗi cơ bản khiến hồ sơ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý. Dưới đây là những lỗi phổ biến cần tránh để quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.

Hồ sơ thiếu tờ khai hoặc bản sao không công chứng

Một trong những lỗi phổ biến nhất là thiếu tờ khai đăng ký mã số mã vạch theo mẫu của GS1 Việt Nam hoặc bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không được công chứng/hợp lệ. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp chỉ đính kèm bản photo thông thường, không có dấu xác nhận hoặc không có chữ ký của người đại diện pháp luật, dẫn đến hồ sơ bị trả lại. Bên cạnh đó, việc không điền đầy đủ thông tin trên tờ khai cũng là nguyên nhân khiến cơ quan tiếp nhận yêu cầu bổ sung nhiều lần.

Bảng kê sản phẩm không chi tiết hoặc sai tên

Bảng kê danh mục sản phẩm là tài liệu quan trọng giúp cơ quan cấp mã vạch xác định từng mã ứng với từng mặt hàng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp liệt kê sản phẩm quá sơ sài, thiếu mô tả đặc điểm nhận dạng hoặc ghi sai tên sản phẩm (không khớp với tên trên bao bì hoặc đăng ký kinh doanh). Những sai sót này dễ khiến việc cấp mã bị sai lệch hoặc không đủ điều kiện phân bổ mã chuẩn theo quy định.

Không đăng ký tài khoản online hoặc sai email

Việc không tạo tài khoản trên hệ thống cấp mã số mã vạch online tại địa chỉ www.vinastas.com.vn hoặc điền sai địa chỉ email nhận thông báo cũng là lỗi nghiêm trọng. Nhiều doanh nghiệp không nhận được thông tin phản hồi vì cung cấp email không chính xác, hoặc để nhầm email cá nhân không kiểm tra thường xuyên. Điều này ảnh hưởng đến tiến độ xử lý hồ sơ, thậm chí khiến kết quả cấp mã bị bỏ lỡ.

Dịch vụ hỗ trợ chuẩn bị giấy tờ và đăng ký mã vạch uy tín

Khi nào nên thuê dịch vụ đăng ký mã vạch?

Việc đăng ký mã số mã vạch tưởng chừng đơn giản nhưng lại đòi hỏi doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình pháp lý, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và khai báo thông tin chính xác. Bạn nên cân nhắc sử dụng dịch vụ đăng ký mã vạch trong các trường hợp sau:

Doanh nghiệp mới thành lập, chưa quen với thủ tục hành chính;

Không có nhân sự chuyên trách pháp lý hoặc không đủ thời gian nghiên cứu quy trình;

Cần đăng ký gấp mã số mã vạch để kịp tiến độ sản xuất, phân phối;

Hồ sơ từng bị từ chối, cần chuyên gia hỗ trợ rà soát và bổ sung.

Dịch vụ chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ được duyệt ngay từ lần đầu.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp

Khi sử dụng dịch vụ đăng ký mã vạch từ các đơn vị uy tín, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích rõ rệt:

Tư vấn đầy đủ từ A-Z: Từ việc xác định loại mã phù hợp đến chuẩn bị hồ sơ theo quy định mới nhất;

Hồ sơ đảm bảo hợp lệ 100%: Tránh rủi ro bị trả hồ sơ do sai thông tin, thiếu chứng từ;

Tiết kiệm thời gian: Không cần trực tiếp làm việc với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng;

Hỗ trợ trọn gói: Bao gồm cả việc tạo tài khoản online, khai báo sản phẩm, cấp giấy chứng nhận mã số mã vạch.

Gợi ý địa chỉ dịch vụ mã vạch tại Cần Thơ, TP.HCM, Hà Nội

Một số đơn vị uy tín cung cấp dịch vụ đăng ký mã vạch tại các thành phố lớn bạn có thể tham khảo:

TP.HCM: Công ty Gia Minh – chuyên tư vấn doanh nghiệp, dịch vụ trọn gói mã vạch, nhanh gọn, đúng pháp luật.

Hà Nội: Luật Minh Khuê – hỗ trợ doanh nghiệp Bắc Bộ với thủ tục mã số mã vạch, đăng ký tài khoản và khai báo sản phẩm.

Cần Thơ: Dịch vụ pháp lý Cần Thơ – hỗ trợ hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ đăng ký mã số mã vạch nhanh chóng, chi phí tiết kiệm.

Câu hỏi thường gặp khi chuẩn bị giấy tờ đăng ký mã vạch

Có thể đăng ký mã vạch khi chưa có sản phẩm không?

Đây là câu hỏi phổ biến của nhiều doanh nghiệp mới thành lập. Câu trả lời là có thể, tuy nhiên bạn cần lập danh mục sản phẩm dự kiến sẽ sản xuất hoặc kinh doanh để kê khai trong hồ sơ đăng ký mã vạch. Điều này giúp cơ quan cấp mã vạch nắm được phạm vi sử dụng mã và cấp số lượng mã phù hợp. Tuy nhiên, việc cập nhật thông tin sản phẩm sau này là bắt buộc nếu có sự thay đổi, nhằm đảm bảo tính chính xác trong hệ thống mã số mã vạch quốc gia.

Phải chuẩn bị giấy tờ gì khi đăng ký mã nước ngoài?

Nếu doanh nghiệp muốn đăng ký sử dụng mã vạch nước ngoài (EAN/UCC do nước ngoài cấp), cần chuẩn bị thêm các giấy tờ như:

Hợp đồng phân phối/nhập khẩu với đối tác nước ngoài.

Giấy ủy quyền sử dụng mã vạch từ chủ sở hữu mã vạch quốc tế.

Bản dịch công chứng các tài liệu tiếng nước ngoài (nếu có).

Ngoài ra, vẫn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như đăng ký mã trong nước gồm tờ khai, giấy phép kinh doanh, danh sách sản phẩm,…

Có cần công chứng giấy tờ không?

Trong phần lớn trường hợp đăng ký mã vạch tại Việt Nam, không yêu cầu công chứng toàn bộ hồ sơ. Tuy nhiên, các bản sao giấy phép kinh doanh, giấy ủy quyền hoặc tài liệu liên quan đến đối tác nước ngoài nên có công chứng hoặc chứng thực hợp lệ để tránh bị yêu cầu bổ sung. Khi nộp hồ sơ online, nên chuẩn bị các bản scan rõ ràng, đúng định dạng PDF để thuận tiện cho xét duyệt.

Giấy tờ cần thiết để đăng ký mã vạch là bước đầu tiên nhưng không thể xem nhẹ trong hành trình xây dựng thương hiệu và phát triển sản phẩm. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hợp lệ sẽ giúp quá trình đăng ký mã số mã vạch diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian, chi phí. Nếu bạn vẫn còn băn khoăn hoặc cần hỗ trợ về thủ tục đăng ký mã vạch nhanh – chính xác, đừng ngần ngại liên hệ dịch vụ tư vấn để được hướng dẫn tận tình, đảm bảo đúng quy định pháp luật hiện hành.